¿Para qué utilizan las empresas el email certificado?

Existen distintos canales de comunicación que forman parte de la vida de la empresa. El correo electrónico certificado es uno de los más utilizados. A través de este formato, es posible dejar constancia de en qué momento se produjo el envío del mensaje. ¡Descubre todas sus ventajas!
 

¿Cuál es la finalidad de esta forma de comunicación?

Existen distintas razones por las que este medio es tan usado en la actualidad. ¿Para qué utilizan el email certificado las empresas? Para mantener la comunicación con los trabajadores y los proveedores. Pero, además de ello, existen otros motivos que se suman a esta razón principal:

1. Para ahorrar tiempo. Esta forma de interacción ofrece la máxima inmediatez, pues no es necesario esperar varios días para que el receptor reciba la información en su buzón de entrada. El tiempo es uno de los valores más importantes en una empresa, puesto que cada día debe lograr nuevos objetivos, y el envío de un correo certificado es una gestión sencilla que se lleva a cabo a través del soporte electrónico.

Existen otros canales que un negocio puede valorar en función del fin, sin embargo, las empresas priorizan esta opción porque permite agilizar el trámite de completar esta tarea.

2. Para tener una confirmación del envío. La comunicación corporativa también puede ser vulnerable ante el efecto de posibles errores. Sin embargo, este soporte ofrece la máxima seguridad al dejar constancia de que el interlocutor ha recibido el mensaje y lo ha leído. De este modo, es posible evitar cualquier duda al respecto, algo que valoras especialmente cuando la información enviada requiere de una respuesta urgente.

3. Para proteger la información. En algunas ocasiones, la empresa no solo quiere enviar una información al destinatario, también quiere que quede constancia de ese mensaje. Y este tipo de correo certificado ofrece una solución que se adapta a ese tipo de circunstancia. De este modo, es posible acreditar los aspectos más relevantes de esa información: quién es el emisor, quién es el destinatario, a qué hora se realizó el envío y cuál fue el asunto del mensaje.

email certificado y empresas

4. Para enviar archivos adjuntos. Como en cualquier otro tipo de correo electrónico, a través de este medio también puedes añadir información complementaria. Un archivo adjunto es el soporte elegido para enviar documentos más extensos. Pero, en ese caso, esta forma de comunicación también permite certificar esta parte del envío. Son muchos los mensajes que una empresa escribe cada día a distintos destinatarios. Esta es una razón fundamental para incorporar esta medida. Puedes resolver cualquier duda sobre las características de un mensaje mediante una comprobación sencilla.

5. Para reducir el uso de papel en la empresa. Existen distintas medidas que una entidad lleva a cabo para mejorar la sostenibilidad. El uso del correo certificado permite guardar en un entorno seguro la información y, además, si la empresa quiere imprimir algún dato concreto, tiene la oportunidad de hacerlo. En cualquier caso, conviene puntualizar que el correo certificado, al igual que otro recurso, debe utilizarse de forma responsable.

6. En última instancia, las empresas utilizan esta forma de comunicación porque tiene validez legal. Incluso cuando una persona niegue haber leído un documento, es posible contar con la notificación del certificado. Por ello, este correo es utilizado en diferentes situaciones. Por ejemplo, para enviar facturas o documentos con información relevante. También es posible utilizar esta vía para informar sobre una reunión de trabajo próxima.

El proceso de digitalización es importante en la empresa. Esta forma de comunicación es más rápida que la carta certificada y, además, también resulta más económica. Como puedes ver, este certificado ofrece numerosas ventajas en un negocio.

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Firma digital vía web: características y ventajas

La firma digital es un sistema muy novedoso que generalmente se utiliza para validar la autenticidad de un informe, documento u otra clase de comunicaciones de carácter digital. Es creada a través de unos medios tecnológicos muy avanzados que garantizan la seguridad del proceso para que tenga su utilidad en operaciones de compra y venta, autorización de servicios y una amplia gama de trámites ante la administración.
 

Con el mismo valor que la firma manuscrita

Si por algo se caracteriza la firma digital es porque tiene la misma validez legal que la manuscrita, sin ninguna clase de diferencias, debido a que en este proceso tan especial se utiliza un sistema muy innovador de encriptación que te va a permitir refrendar tu rúbrica para cualquier gestión que requiera de tu firma. Este es uno de los motivos por los que deberás tener en cuenta las prestaciones y ventajas que te puede aportar a partir de estos momentos la firma digital en vía web. Una de sus particularidades más relevantes es que te faculta a que se puedan auditar las firmas en tus documentos de una manera muy rápida. Así, se reducirá todo el procedimiento hasta que se admita finalmente el documento o instancia.

Otra de sus particularidades reside en el hecho de que esta firma va más allá del proceso que vayas a realizar. Es decir, te va a refrendar que no se pueda realizar cualquier modificación en el documento o informe después de enviar los datos, sin olvidarte de que tiene una total validez jurídica o probatoria que te dará más confianza en los asuntos más delicados, en especial los relacionados con actividades de la empresa. Puede convertirse en un gran aliado para cualquier clase de gestiones o tareas en donde sea necesaria la presencia de tu sello personal.

ventajas y características de la firma digital via web
 

Las ventajas de usar la firma electrónica

A continuación, te vamos a exponer algunos de los beneficios más relevantes que te va a aportar este sistema tecnológico en la rúbrica digital de tu firma:

1. Agilidad en las gestiones: te ayuda a abreviar todos los trámites burocráticos que tengas que formalizar ante empresas o administraciones sean del ámbito que sean (nacionales, autonómicas o locales).

2. Garantiza la veracidad del documento. Esto es debido a que es un sistema que otorga grandes medidas de seguridad, ya que al contenido del mensaje tan solo podrá acceder las personas que estén debidamente autorizadas.

3. Incremento en la productividad de la empresa: este hecho seproduce como consecuencia de la optimización de los recursos para elevar su competitividad.

4. Ahorro en los gastos: te supondrá una importante fuente de ahorro al reducir los gastos por el mantenimiento de archivos, material de empresa o los desplazamientos que tendrías que realizar a las oficinas o centros en donde se reciben y aceptan estos documentos.

5. Integridad de los documentos: si optas por este sistema de verificación, no cabe duda de que tendrás la absoluta confianza de que terceras personas no puedan adulterar o alterar la documentación presentada tanto parcialmente como en su totalidad al tener constancia de la autenticidad de tu firma.

6. Integrarte en el proyecto digital: por último, te supone una ocasión única para reciclar tu sistema de trabajo hacia las nuevas tecnologías. Debes de pensar que no es el futuro, sino que ya es el presente.

Ahora que ya te hemos mostrado cuáles son todos los aspectos positivos que te puede ofrecer este sistema tecnológico, ha llegado el momento para llevarlo a la práctica, ya sea para tus asuntos particulares o para los empresariales. ¡Comprobarás en muy poco tiempo que ha merecido la pena!

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Campaña de SMS marketing: cómo configurarla para que tenga éxito

A pesar de que el uso de los SMS como medio de comunicación ha caído en desuso por el auge de las apps móviles de mensajería instantánea, el SMS sigue siendo un canal muy efectivo para poder comunicarse de forma directa con los clientes, independientemente de donde se encuentren y permitiendo la interacción a cualquier horario.

Con una campaña de SMS marketing se puede obtener un gran retorno de inversión al tratarse de medio económico, sencillo e inmediato de llegar a los clientes y clientes potenciales de un negocio.
 

Qué es una campaña SMS

El SMS o envío de mensajes en marketing hace referencia a las campañas que se realizan utilizando este canal de comunicación con el fin de llegar directamente a los clientes potenciales en sus teléfonos móviles. Los objetivos habituales de implementar este tipo de estrategias de marketing digital son la comunicación de ofertas puntuales, actualización de condiciones o lanzamientos de nuevos productos o áreas de negocio.
 

Cómo realizar una campaña SMS efectiva

Campaña de SMS marketing exitosa

Para realizar una campaña de texto o SMS eficiente, que consiga llegar de forma adecuada a los clientes y retornar unos buenos resultados, hay que seguir una serie de recomendaciones:
 

Definir de forma precisa el mensaje

Un SMS es un mensaje corto que solo utiliza texto. Por lo tanto, para poder comunicar de forma sencilla y eficiente para que el cliente tenga claro lo que se le ofrece, es necesario redactar el mensaje de forma precisa y en un lenguaje entendible. El límite de palabras hace que el mensaje debe ir directo al grano y no desperdiciar ningún carácter de los que se dispone.

Nunca hay que olvidar que el nombre de la empresa debe incluirse en el mensaje, pues el envío de SMS masivos se realiza con proveedores, y por lo tanto es necesario comunicar quién envía el mensaje.

El uso de mayúsculas de forma selectiva es una manera muy interesante de llamar la atención de los usuarios en la parte más importante del mensaje.
 

Cuándo enviar los SMS

Los SMS llegan de forma instantánea a los clientes, que son avisados con una alerta. Son ideales para comunicar información urgente o realizar ofertas especiales, pero no se debe abusar de su uso porque pueden ser un elemento que moleste al cliente.

Es importante definir cuándo se envían los mensajes para poder tener una mejor respuesta y evitar molestar a los destinatarios. Incluso es necesario conocer las normas y leyes vigentes al respecto que pueden limitar en horario y fecha el envío de este tipo de mensajes.
 

Utilizar junto a una campaña de email marketing

Aunque una campaña de SMS marketing puede reportar unos resultados exitosos, la mejor forma de optimizar su rendimiento es aplicarla como complemento de una estrategia de email marketing. En estos casos, el SMS se utiliza para las comunicaciones urgentes y el correo electrónico cuando el contenido a comunicar sea más extenso.
 

Incluir enlaces

En los SMS se pueden incluir enlaces a un eCommerce o landing pages para que los usuarios puedan acceder de forma inmediata desde sus dispositivos móviles. Utilizando estos enlaces se puede redirigir a los clientes hacia páginas de conversiones u otras acciones interesantes.

Utilizar acortadores de enlaces es una práctica muy útil para evitar que los enlaces ocupen mucho espacio dentro del mensaje.

Los SMS son un recurso disponible para poder llegar a los clientes de forma directa e inmediata. Con una buena estrategia de SMS marketing se puede implementar una campaña efectiva que genere un gran retorno al negocio. Si, además, se combina con una campaña de email marketing se dispondrá de una forma ideal de alcanzar objetivos importantes como la captación de leads, el incremento de ventas o la promoción de un nuevo producto o servicio.

Si quieres llevar a cabo una campaña de SMS eficiente y poder llegar directamente a los teléfonos móviles de tus clientes, te informamos sobre la configuración del servicio de envío SMS de la mejor manera posible.

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Campaña de email masivos: cómo obtener buenos resultados

El correo electrónico es una de las formas más utilizadas de comunicación hoy en día. Gracias a los teléfonos móviles, el correo se puede consultar en cualquier lugar y a cualquier hora por lo que se ha convertido en un canal ideal para que las empresas puedan llegar a los clientes de forma directa.

Implementar una campaña de email masivos es una estrategia muy interesante para que cualquier tipo de negocio pueda conseguir objetivos como incrementar sus ventas, fidelizar a sus clientes o lanzar con éxito una nueva línea de productos o servicios, por ejemplo.
 

Qué es una campaña de email masivos

Una campaña de email marketing o de email masivos consiste en el envío de correos electrónicos a una lista de usuarios con el objetivo de realizar una comunicación o realizar acciones de marketing directo (como conversiones o promociones).
 

Cómo optimizar una campaña de email marketing

Con una campaña de email marketing bien planificada y ejecutada se podrá obtener un gran retorno de inversión, siendo una herramienta ideal para potenciar las ventas y mejorar la relación con los clientes.

Para poder obtener buenos resultados en una campaña de email marketing se deben seguir los siguientes consejos:

email masivo, buenos resultados

 

Actualizar la base de datos

Es importante tener la base de datos actualizada para poder sacar mayor rendimiento de las campañas de email marketing. Por ejemplo, si se incluye en la lista a usuarios que han cambiado de correo electrónico o que no son aún clientes de la empresa, en una campaña con el objetivo de fidelización, no se estará siendo efectivo. Si, por el contrario, se dispone de la lista de contactos actualizada se podrá seleccionar de manera correcta a aquellos usuarios que ya son clientes de la empresa y a los que realmente se dirige la campaña.
 

Simplificar el mensaje

Es necesario que el receptor del mensaje tenga claro cuál es el objetivo del mismo. En un correo electrónico se puede incluir una gran cantidad de contenido, incluso imágenes. Es importante destacar las llamas a la acción y simplificar el mensaje para conseguir que los usuarios hagan clic en el enlace que los lleva hacia la landing page deseada y que no se pierdan en un contenido que les distraiga del objetivo fijado en la estrategia.
 

Apoyarse en herramientas y otras técnicas

Existen multitud de herramientas eficientes para el envío de correos electrónicos masivos. Estas plataformas o aplicaciones simplifican el proceso de envío, seguimiento y gestión de toda la campaña de email marketing, ahorrando tiempo y esfuerzo que puede dedicarse a tareas que creen valor al cliente.

Complementar la estrategia de email masivos con una campaña de SMS marketing es una forma eficiente de comunicación con usuarios y clientes. De esta forma, todos aquellos mensajes dentro de la estrategia que sean urgentes, se enviarán utilizando el SMS, mientras que el resto de comunicación con información más extendida harán uso del correo electrónico.
 

Diseño responsive

En las campañas de email marketing se utilizan llamadas a la acción (call to action) para conseguir que los usuarios realicen una compra, se suscriban a una red social u otro tipo de acciones. Esto se realiza incluyendo enlaces hacia páginas de aterrizaje o landing pages especialmente diseñadas para ello.

Hay que tener en cuenta al diseñar estas landing pages que la mayoría de los usuarios consultará el correo desde su teléfono móvil y acabará accediendo a esa página de aterrizaje desde el mismo dispositivo. Por lo tanto, es muy importante que el diseño de esa página se adapte perfectamente a las características de este tipo de dispositivos (a su tamaño de pantalla y la usabilidad táctil, por ejemplo). En caso contrario el resultado de la campaña de email marketing se verá afectado notablemente.

Las campañas de email masivos pueden reportar un gran retorno de inversión para una empresa si se planifican y ejecutan de forma apropiada. El correo electrónico es un medio de comunicación muy flexible, económico y rápido que permite llegar de forma directa hasta los usuarios a través de sus teléfonos móviles, tablets y ordenadores.

Las estrategias de email marketing pueden utilizarse acompañadas de campañas de SMS marketing para conseguir un mayor alcance y mejores resultados. Envía emails masivos de forma segura con nuestros servicios profesionales y llega a todos tus clientes con ofertas personalizadas para incrementar tus ventas e incrementar tus beneficios.

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Cómo saber si una firma digital es válida: procedimiento

La transformación digital y el uso de internet para muchos de los procesos comerciales y del día a día han convertido a la firma electrónica en una herramienta indispensable para las empresas y las personas. Hoy en día es habitual que se firmen documentos de manera remota a través de internet. Para ello debe utilizarse una firma digital válida que tenga efectos legales y que garantice que el firmante es la persona autorizada para ello.
 

Por qué es importante saber si una firma digital es válida

Cuando se realiza un contrato digital, se llega a un acuerdo comercial o cualquier otra acción que requiera una firma a través de internet, es importante verificar que se trata de una firma digital válida. En caso contrario, el documento firmado podría carecer de valor legal, y por lo tanto, no estar sujetos los firmantes a cumplir las condiciones acordadas en el mismo.

Saber si una firma digital es válida también es indispensable para evitar que el firmante sea una persona que está implantando la identidad del firmante. De esta manera se evitan estafas y otros actos delictivos referentes a suplantación de identidad.
 

Cómo verificar que una firma digital es válida

Para comprobar si una firma digital es auténtica es necesario comprobar la identidad del firmante, la integridad del documento firmado y la validez temporal del certificado utilizado.

Para poder verificar la autenticidad de una firma digital se deben comprobar una serie de pruebas:
 

Tiempo y lugar

Dos de los aspectos fundamentales que deben conocerse sobre una firma digital son el tiempo y el lugar donde se realizan. Con el sellado de tiempo o time stamping un prestador de servicios garantiza que una firma ha sido firmada electrónicamente en una hora y fecha concreta.
 

Uso de código OTP

Con el uso de un código OTP (one time password) a la persona que va a realizar la firma para que lo utilice en el momento de firmar se puede garantizar que el firmante sea la persona autorizada.
 

Plataforma de validación de certificados

Para poder validar el certificado digital utilizado en la firma se puede utilizar una plataforma de validación de certificados. Se trata de un servicio que presta una entidad autorizada y de confianza para emitir, revocar y comprobar la validez de los certificados digitales.

firma digital, cómo verificarla

La Seguridad Social, por ejemplo, dispone de un sistema de verificación de firma electrónica (servicio de verificación de firmas y certificados de la Seguridad Social).

VALIDe es la herramienta que proporciona el gobierno de España para validar un certificado digital, realizar una firma con certificado digital, comprobar si un documento firmado digitalmente es válido y recabar información sobre la firma digital de un documento. Para poder utilizar VALIDe para validar una firma hay que seguir los siguientes pasos:

  • Ir al portal web de VALIDe y seleccionar Validar Firma.
  • En la opción Seleccionar archivo, buscar el documento firmado (no debe ser superior a 8 MB o el sistema no lo aceptará).
  • Introducir un código de seguridad que se muestra en la propia página.
  • Pulsar en el botón Validar.

El resultado que se obtiene es si la firma es válida, es inválida o el certificado de firma ha sido revocado o está caducado. Se puede descargar un informe pulsando en el botón Descargar Justificante. Este justificante en formato PDF incluye el documento con un sello con el resultado de validación que puede servir para enviarlo al firmante y requerir que utilice una firma digital válida, por ejemplo.

El uso de firmas digitales es habitual hoy en día, tanto en el ámbito laboral como en el personal. Conocer si una firma digital es válida es la mejor forma de garantizar que cualquier acuerdo o contrato tenga una validez legal.

Para saber si una firma digital es válida se pueden comprobar distintos aspectos como si dispone de sello de tiempo, la ubicación desde la que se firmó, el uso de un código de un solo uso o bien utilizando el portal VALIDe, donde se puede subir un documento y comprobar si la firma es válida.

Si necesitas realizar firmas digitales con validez probatoria contrata ya nuestros servicios de firma digital, bien sea por email, SMS, web u OTP.

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Diferencias entre el SMS certificado y el burofax online, cuándo utilizar cada uno

Las notificaciones son una forma habitual de comunicar una información importante asegurando que el receptor la reciba. La carta certificada fue dejando poco a poco el paso al burofax como medio habitual de notificación debido a su rapidez. Con el paso del tiempo y el avance de las tecnologías ha surgido otra forma legal de notificación como es el SMS certificado, que se aprovecha del uso masivo de smartphone por parte de la población y las empresas, para entregar notificaciones legales a través de mensajes de texto.

En este texto veremos qué es un burofax y en qué consiste un SMS certificado y hablaremos de las principales diferencias entre un SMS certificado y un burofax online.
 

Qué es un burofax

Un burofax es un servicio que tiene como objetivo la entrega urgente de documentación o notificaciones con un carácter probatorio. El realizar un envío por burofax queda acreditado tanto el texto, la fecha de envío, así como el emisor y el destinatario.

El uso de burofax está muy extendido para comunicaciones por reclamaciones, como por ejemplo, en el caso de un arrendador que comunica a su inquilino el cambio en las condiciones de su contrato de arrendamiento (o para el caso de comunicar un impago o una deuda). El burofax puede utilizarse en reclamaciones judiciales como pruebas de haber informado o notificado en forma y tiempo correctos.
 

Qué es un SMS certificado

Un SMS certificado es un mensaje de texto que se envía a un teléfono móvil y que tiene validez a efectos legales. Este sistema de notificación destaca por ser muy sencillo y realizarse de forma instantánea, sirviendo como prueba ante un tribunal de que la notificación ha sido entregada.

Cuando se envía un SMS certificado se da validez jurídica al contenido del mensaje y a la hora y fecha en la que se realiza. Se trata de un medio de notificación que se equipara con otros medios como la carta certificada o el burofax, pues permite una notificación fehaciente, como indica la ley.

sms certificado y burofax

Cuáles son las diferencias entre un SMS certificado y un burofax digital

El objetivo de ambas formas de comunicación y notificación es similar, y son consideradas válidas en procesos judiciales, pero existen algunas diferencias entre un SMS certificado y un burofax.

  • El aspecto económico es una de las principales diferencias entre estos dos tipos de notificaciones de carácter legal. El envío de un burofax tiene un coste significativamente superior a realizarlo utilizando un SMS certificado (hasta un 80 % más barato que un burofax de correo). Además, si el SMS certificado no llega a su destinatario no se pagará, mientras que el burofax requiere el pago previo al envío.
  • El burofax online envía una segunda notificación al cumplirse el plazo de entrega. Esta notificación se realiza por email, y si no es leída, se vuelve a enviar por SMS certificado.
  • El SMS certificado llega a los usuarios independientemente del lugar donde se encuentren, ya que es enviado directamente por mensaje de texto a su dispositivo móvil. Se trata de un servicio de comunicación inmediato y sencillo de realizar.

Cuando se necesite realizar una comunicación legal ya no es necesario recurrir a la carta certificada que tarda días en llegar a su destinatario. Tampoco es necesario recurrir a un burofax que tiene un sistema de envío con avisos por correo electrónico y un coste más elevado. Con el SMS certificado se pueden realizar las notificaciones con garantías de validez legal y jurídica, de forma sencilla e inmediata, y a un coste realmente reducido. Por estas razones el SMS certificado cada vez es más utilizado por particulares y para el envío de sus notificaciones y comunicados.

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Correos electrónicos certificados, qué utilidad tienen

Cuando se necesita enviar un correo importante, y es necesario que el receptor lo reciba, se puede recurrir a los correos electrónicos certificados donde un tercero valida que la notificación se ha realizado.

Este tipo de emails ofrecen una prueba fehaciente y con validez legal del envío, contenido, fechas, emisor y destinatario del mismo.

Qué es un correo electrónico certificado

Un correo electrónico o email certificado es una comunicación digital que se realiza mediante el envío de un correo electrónico y que se valida por un tercero para certificar que la comunicación se ha realizado de forma efectiva.

El correo electrónico certificado sirve como prueba fehaciente en causa judicial que demuestra que se produjo la comunicación o notificación. Se trata de un sistema de notificación legal que tiene la misma validez que un correo postal certificado, un burofax o un SMS certificado.

A partir del auto dictado por la Sala Primera del Tribunal Supremo en el recurso 855/2010, se admite un email certificado como forma de comunicación para la reclamación de cantidades debidas.

Para qué se envía un correo electrónico certificado

utilidad correos electrónicos certificados

Los correos electrónicos certificados cada vez son más utilizados por profesionales, empresas y particulares, ya que se trata de un método rápido y barato de comunicarse con garantías legales de que dicha comunicación o notificación se ha realizado.

Contratos de arrendamiento

En la relación entre inquilinos y arrendatarios cada vez es más frecuente el uso del correo electrónico certificado para realizar notificaciones legales sobre:

  • Reclamaciones de impagos. Cuando se producen impagos y el arrendador quiere notificar de forma legal al inquilino la existencia de la deuda y solicitar su abono. De esta forma cuenta con una prueba que puede utilizar si finalmente acaba reclamando las cantidades por vía judicial.
  • Devoluciones de fianza. En este caso es el inquilino el que envía el correo electrónico certificado al arrendador para poner de manifiesto su intención de recuperar la fianza dejada al formalizar el contrato de arrendamiento.
  • Comunicación de abandono de vivienda. Cuando un inquilino abandona un alquiler, puede utilizar este método de comunicación para dejar constancia de su intención y la fecha.
  • Cambio de las condiciones del contrato. Si se van a variar las condiciones del contrato de arrendamiento es una forma de asegurarse de que el inquilino recibe y lee dichos cambios.

Reclamación de deudas

Otro de los usos habituales del email certificado es las reclamaciones de deudas. Con el envío de un correo electrónico certificado se pueden notificar deudas y fechas de pago antes de comenzar trámites legales para reclamarlas. De esta manera se dispondrá de pruebas fehacientes de que se han realizado las comunicaciones necesarias para informar al deudor de la situación de sus deudas y las opciones para liquidarlas.

Otros usos del email certificado

El uso de este tipo de comunicación o notificación confirmada por un tercero cada vez es más común y se utiliza también dentro de otros ámbitos y sectores como:

  • Convocatorias de juntas de accionistas para garantizar que se realizó la notificación a todos los socios.
  • Solicitar la baja en algún servicio contratado (cuando los procesos de baja no son lo suficientemente claros y transparentes).
  • Entrega de facturas para confirmar fecha y hora de la entrega.
  • Notificaciones entre clientes y proveedores para dejar constancia de las mismas de forma fehaciente y evitar futuras reclamaciones.
  • Comunicaciones de bajas o despidos dentro del ámbito laboral.

El correo electrónico es una herramienta muy útil de comunicación que se utiliza de forma habitual en el día a día de personas y empresas. Con los correos electrónicos certificados se puede asegurar que una comunicación o notificación es recibida y leída por el destinatario, teniendo validez legal en caso de llegar a una disputa legal en los tribunales.

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Cómo funcionan las firmas digitales y cuándo las utilizamos

Hoy en día trabajamos y hacemos todo tipo de tareas y trámites por internet, por lo que es necesario disponer de sistemas para poder autenticar y validar que somos nosotros los que estamos realizando una acción. La firma digital es un proceso para verificar un documento o mensaje, y garantizar que el emisor es realmente la persona que lo firma.

A continuación veremos qué es una firma digital, cómo funcionan las firmas digitales y cuando se utilizan.

Qué es una firma digital

Una firma digital es una técnica que se utiliza para poder validar la integridad y autenticidad de un documento, programa o comunicación digital. Para poder realizar este tipo de firma se utilizan mecanismos de encriptación que permiten la autenticación del emisor, la fiabilidad de que el mensaje no ha sido modificado y la entrega del mismo de forma fehaciente.

Aunque la firma digital tiene carácter legal, su principal objetivo es garantizar la seguridad a la hora de autenticar un documento.

Pueden diferenciarse dos tipos de firmas digitales:

  • Firma electrónica avanzada. Firmas que son creadas por medios controlados por el firmante para garantizar que es él quien realiza dicha firma.
  • Firma electrónica reconocida. Es la firma digital que equivale a la firma manuscrita y tiene la misma validez legal.

 

Cómo funcionan las firmas digitales

El proceso que se realiza para autenticar una firma digital y conseguir que sea un proceso seguro que garantice su integridad consta de tres pasos.

1. Creación de la huella digital

El primer paso consiste en aplicar a un mensaje o documento una huella digital. Este proceso se realiza aplicando un algoritmo matemático que genera un número o hash que identifica de forma inequívoca y única el documento.

2. Encriptación

El hash o número generado se encripta utilizando para ello una llave o clave privada del firmante. De esta manera, la firma está vinculada a dos claves distintas, por lo que si un tercero llegase a interceptarla no tiene forma de acceder a su contenido.

3. Vinculación con el documento

Las claves de la firma se vinculan al mensaje o documento que ya puede ser enviado con la garantía de que ha sido firmado digitalmente y que puede llegar a su destinatario de forma segura.

Cuando se recibe un documento o mensaje firmado de esta manera se tiene la certeza de que la firma corresponde con la persona o entidad que la ha realizado.

función firmas digitales

Cuándo se utiliza una firma digital

Una firma digital se puede utilizar en cualquier tipo de documento o para incluir en mensajes de correo electrónico. Al realizar la firma digital el remitente se asegura que su identidad no pueda ser suplantada o robada y que el mensaje llega de forma íntegra a su destinatario.

Los principales usos de la firma digital son:

  • Envío de correos electrónicos. Los programas de gestión de correos electrónicos permiten el uso de firmas digitales y certificados digitales. De esta manera es sencillo poder validar cualquier mensaje saliente o entrante.
  • Autorización para prestaciones de servicios. Con la firma digital se puede autorizar a un tercero para la realización de un servicio.
  • Contratos de compraventa. Cuando se adquiere un bien por internet se utiliza para firmar los documentos asociados, como el contrato de compra venta. Un ejemplo lo podemos encontrar a la hora de comprar un vehículo online.
  • Solicitud de información. Con entidades públicas o con empresas se pueden solicitar una amplia variedad de certificados y documentos con la firma digital.
  • Realizar trámites online. Es posible realizar muchos trámites sin necesidad de presencia física gracias a la firma digital como, por ejemplo, presentar la declaración de la renta, pedir un certificado de empadronamiento o presentar recursos y reclamaciones.

Las firmas digitales facilitan mucho las comunicaciones y procesos que se pueden realizar por internet al proporcionar un medio seguro de garantizar la autenticidad, integridad y privacidad de una firma online.

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¿Cuál es la diferencia entre certificado digital y firma digital?

La validación de la identidad del firmante en un documento telemático trae consigo una terminología específica. «Firma digital» y «certificado digital» son dos términos que aparecen aquí con frecuencia y, si bien guardan una íntima relación entre sí, en realidad no recogen el mismo concepto.
 

¿Qué es una firma digital?

Para comprender lo que es una firma electrónica, pensemos en la firma de contratos, la recepción de notificaciones o la conformidad con un documento de términos y condiciones: tiene que existir alguna manera de que el interesado refleje su firma y otorgue su aprobación.

Las firmas electrónicas cuentan con elementos adicionales de seguridad, necesarios para evitar suplantaciones de identidad, y para garantizar que no se haya corrompido la integridad del mensaje (que podría haber cambiado desde que el signatario lo firma hasta que el receptor lo decodifica).

Por lo tanto, las firmas digitales permiten a las personas estampar su signatura en estos documentos, con el mismo valor jurídico de una firma manuscrita. 
 

¿Qué es un certificado digital?

Por su parte, un certificado digital es un sistema más complejo, que va más allá de la validación de la identidad del firmante de un documento.

Un certificado electrónico proporciona al firmante acceso a un entorno digital, al amparo de una identidad previamente validada; gracias a ella, el firmante puede moverse a su antojo por un sitio web al completo.

En otras palabras: los certificados digitales son instrumentos válidos para identificar a una persona en Internet. La Comisión Europea reconoce los certificados digitales como “elementos que relacionan a una persona con los datos de validación de una firma”.

Las Administraciones Públicas suelen hacer uso de los certificados digitales para permitir a los ciudadanos autentificar sus accesos a las distintas Sedes Electrónicas: los trámites que antes requerían forzosamente un desplazamiento físico a una delegación de Hacienda o a una oficina de la Seguridad Social, ahora se pueden realizar telemáticamente gracias a este método de identificación.

firma y certificado digital

 

¿En qué se diferencian una firma y un certificado digital?

  1. Propósito: quizá esta sea la diferencia más sensible entre una firma electrónica y un certificado digital: normalmente, no están destinados a cumplir con los mismos cometidos. Por un lado, las firmas digitales actúan sobre un documento o mensaje en concreto. Se vinculan a él garantizando tanto su integridad como la identidad del signatario. Por otro, los certificados digitales están destinados a dar fiabilidad a un sitio en Internet. No se limitan a una rúbrica documental, sino que se despliegan por todo el sitio web garantizando la identidad del usuario.
  2. Ámbito: las firmas digitales van asociadas a un mensaje en particular, es decir, garantizan la integridad del documento que firman, incluyendo la identidad del signatario y la validación del receptor del documento. Por su parte, el radio de acción de los certificados digitales se extiende hasta el receptor, con independencia del mensaje en concreto. Su ámbito abarca la totalidad de un sitio web, en el que el signatario se autentifica y opera libremente.
  3. Seguridad: una firma digital incorpora un sistema de cifrado de extremo a extremo, lo que quiere decir que tanto el emisor como el receptor disponen de los medios necesarios para desencriptar el mensaje. Un certificado digital es emitido por una agencia de confianza (CA), que es la encargada de proporcionar los pasos de generación de claves, registro, verificación y creación.

A pesar de que tanto la firma electrónica como el certificado digital sirven para validar y garantizar la identidad de un firmante, no cumplen con las mismas funciones ni operan en los mismos entornos: el propósito de la firma digital es validar un documento, y el del certificado electrónico, dar confiabilidad a un sitio web.

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Tipos de firma digital: cualificada, avanzada y básica

La firma digital es una útil herramienta que nos permite estampar nuestra signatura de forma totalmente válida y segura en un documento: no obstante, no siempre se requiere el mismo alcance en la validación de la firma, y por ello existen distintos tipos de firma digital.

 

¿Por qué hay varios tipos de firma digital?

Para responder a esta cuestión con la precisión que se requiere, nos remontaremos al año 2014, en el que el Parlamento Europeo aprobó un marco jurídico para los servicios de identificación y confianza de las transacciones telemáticas, constituyendo un intento oficial de reforzar las operaciones de comercio electrónico que transcurriesen dentro del territorio de la UE.

No fue hasta 2016 que entró en vigor el Reglamento UE 910/2014, que contenía estas disposiciones regulatorias. En virtud de este texto, se establecieron tres tipos distintos de firmas digitales.

Si bien las tres son igualmente vinculantes en términos jurídicos (al igual que sucede con las firmas manuscritas), presentan ciertas diferencias en función de cómo consiguen garantizar la identidad unívoca del firmante.
 

La firma electrónica básica

La firma digital básica se rubrica mediante la introducción de un código PIN o la marca de una casilla: este tipo de firma electrónica es extremadamente simple y fácil de configurar.

No obstante, podría ponerse en duda su validez jurídica, puesto que el usuario no puede ser relacionado unívocamente con su firma.

Por ejemplo, para aceptar unos términos y condiciones por Internet (de una adquisición de servicios o productos) solemos tener que marcar la casilla correspondiente; sin embargo, nadie garantiza que nosotros hayamos sido los responsables de esa conformidad.

firma digital: cualificada, avanzada y básica

La firma electrónica avanzada

La garantía de seguridad de la firma digital avanzada supera con creces a la de la firma básica, ya que debe reunir los siguientes requisitos:

  1. Debe estar unívocamente vinculada al signatario.
  2. Debe permitir la identificación del firmante.
  3. Los datos que la componen deben haber sido proporcionados exclusivamente por el signatario.
  4. Debe estar vinculada a los datos que rubrica.

De esta forma, si se han producido cambios entre la firma y la recepción de un documento, el sistema de firma electrónica avanzada permitirá su detección.

Y dado que consiguen prevenir eficazmente una hipotética suplantación de identidad, a la vez que garantizan la consistencia entre firma y firmante, este tipo de firmas son aptas para constar como pruebas en procesos jurídicos.

 

La firma electrónica cualificada

Por último, la firma digital cualificada es la que mayor seguridad garantiza de todo el conjunto de firmas electrónicas: presenta una serie de condiciones que no se exigen para la firma electrónica avanzada, ni mucho menos para la básica.

Según la mencionada directiva, el empleo de este tipo de firma requiere de un certificado cualificado de firma electrónica, y un dispositivo seguro cualificado de creación de firma electrónica.

Este certificado cualificado puede ser el DNI electrónico, y para su uso se requiere un certificado digital; el dispositivo cualificado, a su vez, también debe reunir una serie de requisitos que se establecen en otra directiva europea, la UE 210/2014.

Las firmas digitales cualificadas se suelen utilizar en trámites con las administraciones públicas, permitiendo a las personas expresar su conformidad con el contenido de sus documentos oficiales.

El grado de seguridad es máximo en estos casos, ya que las firmas cualificadas quedarían dentro del ámbito de acción de los certificados digitales.

Aunque la ley reconozca la misma validez jurídica para todos los tipos de firmas digitales, se puede ver que implementa distintas capas de seguridad en función del propósito al que están destinadas. En consecuencia, también cambian los trámites para la obtención de una u otra clase de firma digital.

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