5 beneficios de tener configurada la firma digital en el departamento de recursos humanos

configuración firma digital en el departamento de recursos humanos

Hace unos años, era impensable firmar un documento sin que este pasara antes por nuestras manos. Sin embargo, actualmente, herramientas como la firma electrónica nos permite firmar documentos autentificando nuestra identidad y facilitándonos todo el proceso de la gestión. Pero, ¿qué debemos hacer una vez configurada la firma digital? En el siguiente artículo, hablaremos sobre qué es la firma electrónica y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es la firma digitalizada?

Esta herramienta electrónica es un conjunto de datos que están asociados a un documento electrónico que nos identifica. Sus funciones básicas son:

  • Identificar al usuario.
  • Autentificar la integridad del documento que ha sido firmado. Asegurando que este es el mismo que el original, sin alteraciones ni manipulación.
  • Asegurar que la firma es única y exclusiva del firmante.

Podemos encontrar en la base legal de la Firma electrónica toda la información necesaria recogida en la Ley 59/2003, la cual explora las circunstancias en las que podemos equiparar ambas tipologías de firma; la manuscrita y la electrónica.

Beneficios de la firma digital para el departamento de recursos humanos.

El aumento de uso de las firmas electrónicas, en los departamentos de recursos humanos, es una tarea pendiente aún en España. Sus procesos y herramientas aún no están digitalizadas, por lo que, su tiempo en ciertos procesos es mayor. Nóminas, pólizas, contratos de exclusividad, confidencialidad, bajas, etc. son documentos que tienen la obligación de ser firmados. Por lo que, la implicación de firmas electrónicas disminuiría el tiempo que tanto empresa como trabajador invierten en optimizar estos procesos. Pero, ¿qué otras ventajas tendría la implicación de esta herramienta? A continuación, enumeraremos todas ellas: 

1. Firma de contratos de trabajo. 

Un contrato de trabajo puede ser formalizado a través de dos vías: oral o escrita, según lo establecido por el Estatuto de los Trabajadores. Por lo que, según el Código Civil, tenemos la posibilidad de aplicar nuestra firma digitalizada para poder gestionar este proceso de contratación, así como modificaciones en las condiciones establecidas anteriormente, como aumento de sueldo, horarios, puesto de trabajo, etc.

​2. Firma de documentos de confidencialidad o exclusividad.

Los datos que los empleados manejan a lo largo de su carrera dentro de la empresa suelen ser propiedad de esta, por lo que muchas demandan la firma de un documento que impide que estos trabajadores manejen fuera este tipo de datos, ya sea siendo actualmente empleados o tras su finalización con la empresa. Por ello, la firma de este documento puede ser mediante el uso de la firma electrónica.

3. Firma de finalización de contrato.

El fin del contrato de trabajo debe ser formalizado tanto por parte de la empresa como del trabajador. Esto evita posteriores reclamaciones por ambas partes, estipulando así el tipo de despido que se aplicará al trabajador (procedente o improcedente). Para este proceso, el departamento de recursos humanos puede solicitar la firma electrónica del empleado, ya sea para la confirmación de la carta de despido como del finiquito que le pertenece.

4. Disminución de tiempo.

El uso de la firma digitalizada reduce el tiempo necesario para la contratación, gestión de bajas, formación, etc. Esto se debe a que no será necesario que el empleado asista al lugar de trabajo para poder firmar de forma presencial.

5. Buena imagen empresarial. 

La empresa gozará de buena imagen con el uso de esta herramienta, ya que facilita tanto al departamento como al trabajador la gestión de estos procesos.

En conclusión, la firma digital es una pieza muy importante tanto para el departamento de recursos humanos como para el trabajador, dándole sentido y rapidez a todas las gestiones que deben ser realizadas. La transformación digital ha venido para quedarse y ningún departamento está exento de implicar las técnicas en él.

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