¿Para qué utilizan las empresas el email certificado?

Existen distintos canales de comunicación que forman parte de la vida de la empresa. El correo electrónico certificado es uno de los más utilizados. A través de este formato, es posible dejar constancia de en qué momento se produjo el envío del mensaje. ¡Descubre todas sus ventajas!

¿Cuál es la finalidad de esta forma de comunicación?

Existen distintas razones por las que este medio es tan usado en la actualidad. ¿Para qué utilizan el email certificado las empresas? Para mantener la comunicación con los trabajadores y los proveedores. Pero, además de ello, existen otros motivos que se suman a esta razón principal:

1. Para ahorrar tiempo. Esta forma de interacción ofrece la máxima inmediatez, pues no es necesario esperar varios días para que el receptor reciba la información en su buzón de entrada. El tiempo es uno de los valores más importantes en una empresa, puesto que cada día debe lograr nuevos objetivos, y el envío de un correo certificado es una gestión sencilla que se lleva a cabo a través del soporte electrónico.

Existen otros canales que un negocio puede valorar en función del fin, sin embargo, las empresas priorizan esta opción porque permite agilizar el trámite de completar esta tarea.

2. Para tener una confirmación del envío. La comunicación corporativa también puede ser vulnerable ante el efecto de posibles errores. Sin embargo, este soporte ofrece la máxima seguridad al dejar constancia de que el interlocutor ha recibido el mensaje y lo ha leído. De este modo, es posible evitar cualquier duda al respecto, algo que valoras especialmente cuando la información enviada requiere de una respuesta urgente.

3. Para proteger la información. En algunas ocasiones, la empresa no solo quiere enviar una información al destinatario, también quiere que quede constancia de ese mensaje. Y este tipo de correo certificado ofrece una solución que se adapta a ese tipo de circunstancia. De este modo, es posible acreditar los aspectos más relevantes de esa información: quién es el emisor, quién es el destinatario, a qué hora se realizó el envío y cuál fue el asunto del mensaje.

email certificado y empresas

4. Para enviar archivos adjuntos. Como en cualquier otro tipo de correo electrónico, a través de este medio también puedes añadir información complementaria. Un archivo adjunto es el soporte elegido para enviar documentos más extensos. Pero, en ese caso, esta forma de comunicación también permite certificar esta parte del envío. Son muchos los mensajes que una empresa escribe cada día a distintos destinatarios. Esta es una razón fundamental para incorporar esta medida. Puedes resolver cualquier duda sobre las características de un mensaje mediante una comprobación sencilla.

5. Para reducir el uso de papel en la empresa. Existen distintas medidas que una entidad lleva a cabo para mejorar la sostenibilidad. El uso del correo certificado permite guardar en un entorno seguro la información y, además, si la empresa quiere imprimir algún dato concreto, tiene la oportunidad de hacerlo. En cualquier caso, conviene puntualizar que el correo certificado, al igual que otro recurso, debe utilizarse de forma responsable.

6. En última instancia, las empresas utilizan esta forma de comunicación porque tiene validez legal. Incluso cuando una persona niegue haber leído un documento, es posible contar con la notificación del certificado. Por ello, este correo es utilizado en diferentes situaciones. Por ejemplo, para enviar facturas o documentos con información relevante. También es posible utilizar esta vía para informar sobre una reunión de trabajo próxima.

El proceso de digitalización es importante en la empresa. Esta forma de comunicación es más rápida que la carta certificada y, además, también resulta más económica. Como puedes ver, este certificado ofrece numerosas ventajas en un negocio.

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Correos electrónicos certificados, qué utilidad tienen

Cuando se necesita enviar un correo importante, y es necesario que el receptor lo reciba, se puede recurrir a los correos electrónicos certificados donde un tercero valida que la notificación se ha realizado.

Este tipo de emails ofrecen una prueba fehaciente y con validez legal del envío, contenido, fechas, emisor y destinatario del mismo.

Qué es un correo electrónico certificado

Un correo electrónico o email certificado es una comunicación digital que se realiza mediante el envío de un correo electrónico y que se valida por un tercero para certificar que la comunicación se ha realizado de forma efectiva.

El correo electrónico certificado sirve como prueba fehaciente en causa judicial que demuestra que se produjo la comunicación o notificación. Se trata de un sistema de notificación legal que tiene la misma validez que un correo postal certificado, un burofax o un SMS certificado.

A partir del auto dictado por la Sala Primera del Tribunal Supremo en el recurso 855/2010, se admite un email certificado como forma de comunicación para la reclamación de cantidades debidas.

Para qué se envía un correo electrónico certificado

utilidad correos electrónicos certificados

Los correos electrónicos certificados cada vez son más utilizados por profesionales, empresas y particulares, ya que se trata de un método rápido y barato de comunicarse con garantías legales de que dicha comunicación o notificación se ha realizado.

Contratos de arrendamiento

En la relación entre inquilinos y arrendatarios cada vez es más frecuente el uso del correo electrónico certificado para realizar notificaciones legales sobre:

  • Reclamaciones de impagos. Cuando se producen impagos y el arrendador quiere notificar de forma legal al inquilino la existencia de la deuda y solicitar su abono. De esta forma cuenta con una prueba que puede utilizar si finalmente acaba reclamando las cantidades por vía judicial.
  • Devoluciones de fianza. En este caso es el inquilino el que envía el correo electrónico certificado al arrendador para poner de manifiesto su intención de recuperar la fianza dejada al formalizar el contrato de arrendamiento.
  • Comunicación de abandono de vivienda. Cuando un inquilino abandona un alquiler, puede utilizar este método de comunicación para dejar constancia de su intención y la fecha.
  • Cambio de las condiciones del contrato. Si se van a variar las condiciones del contrato de arrendamiento es una forma de asegurarse de que el inquilino recibe y lee dichos cambios.

Reclamación de deudas

Otro de los usos habituales del email certificado es las reclamaciones de deudas. Con el envío de un correo electrónico certificado se pueden notificar deudas y fechas de pago antes de comenzar trámites legales para reclamarlas. De esta manera se dispondrá de pruebas fehacientes de que se han realizado las comunicaciones necesarias para informar al deudor de la situación de sus deudas y las opciones para liquidarlas.

Otros usos del email certificado

El uso de este tipo de comunicación o notificación confirmada por un tercero cada vez es más común y se utiliza también dentro de otros ámbitos y sectores como:

  • Convocatorias de juntas de accionistas para garantizar que se realizó la notificación a todos los socios.
  • Solicitar la baja en algún servicio contratado (cuando los procesos de baja no son lo suficientemente claros y transparentes).
  • Entrega de facturas para confirmar fecha y hora de la entrega.
  • Notificaciones entre clientes y proveedores para dejar constancia de las mismas de forma fehaciente y evitar futuras reclamaciones.
  • Comunicaciones de bajas o despidos dentro del ámbito laboral.

El correo electrónico es una herramienta muy útil de comunicación que se utiliza de forma habitual en el día a día de personas y empresas. Con los correos electrónicos certificados se puede asegurar que una comunicación o notificación es recibida y leída por el destinatario, teniendo validez legal en caso de llegar a una disputa legal en los tribunales.

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Qué es un email certificado y para qué sirve

Saber qué es un email certificado nos ayudará a conocer alternativas más económicas y todavía más sencillas que usar que el burofax, para cuando necesitemos enviar una notificación a una persona y asegurarnos de que queda constancia de que la ha recibido. Un sistema que, a día de hoy, todavía no es muy conocido, pero que tiene un gran futuro.


¿Qué es un email certificado?

El correo electrónico es una de las mejores formas de comunicación que podemos usar en la actualidad. De hecho, en el ámbito empresarial y profesional ha contribuido a reducir el nivel de llamadas que se reciben cada día.

Aunque lo usamos a diario, lo cierto es que lo que ponemos en un mensaje de este tipo no tiene validez legal, porque no tenemos forma de asegurarnos de que la otra parte lo ha recibido salvo que esta nos conteste. Esto hace que el uso de correos electrónicos como medio de prueba esté bastante limitado.

La alternativa es el email certificado. A priori es una comunicación electrónica exactamente igual que cualquier otro correo, la diferencia es que en este caso el emisor obtiene una certificación que acredita que la otra parte ha recibido la comunicación.

Aquí intervienen tres partes. Por un lado está el emisor del mensaje y por otro el receptor, pero hay también un tercero que es el prestador del servicio de certificación.

¿Cómo funciona?

Quien desea enviar un mensaje de este tipo debe hacerlo a través de una plataforma habilitada para emitir la certificación de recepción del mensaje, ese tercero al que acabamos de hacer referencia.

Luego solo hay que redactar el texto e introducir la dirección de correo del destinatario de la comunicación. Una vez que el mail esté en la bandeja de entrada del receptor el emisor puede descargar un PDF que acredita que se ha hecho la entrega.

Es precisamente ese documento en formato PDF el que el emisor debe asegurarse de guardar bien por si en algún momento tiene que presentar pruebas de que realizó la comunicación en una fecha concreta.

El email certificado sin firma digital reconocida del receptor no deja constancia de forma fehaciente de que la comunicación haya sido leída, pero sí de que ha sido recibida. Pero esto ya es suficiente para poder demostrar que se ha intentado hacer la comunicación. No obstante, ya hay sistemas que pueden confirmar la apertura del mensaje.

para qué sirve el email certificado
 ¿Para qué se puede usar un correo electrónico certificado?

Los usos más habituales están relacionados con comunicaciones en las que es importante poder acreditar que se ha enviado el mensaje en una fecha concreta y que la otra parte lo ha recibido. Suelen ser los particulares más que las empresas los que recurren a este tipo de comunicaciones, especialmente para:

  1. Reclamar el impago de la renta de una vivienda o un local alquilado.
  2. Comunicar el desistimiento del alquiler.
  3. Reclamar cualquier tipo de deuda.
  4. Solicitar la baja de un contrato o póliza.

La razón por la que se recurre a los correos electrónicos certificados es que su envío es bastante más económico que el de un burofax. Además, el emisor cuenta con la gran ventaja de poder hacer todo el trámite en cualquier momento y desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazamientos.

Y como el funcionamiento de las comunicaciones online certificadas es tan sencillo como enviar un mail al estilo tradicional, todo el mundo puede usar este sistema.

Tener claro qué es un email certificado y la importancia de la firma digital puede ser de mucha utilidad tanto para los particulares como para las empresas, porque es un servicio económico y sencillo de usar que permite hacer comunicaciones importantes con la seguridad de que va a quedar constancia del momento en que se llevó a cabo la notificación.