5 beneficios de tener configurada la firma digital en el departamento de recursos humanos

Hace unos años, era impensable firmar un documento sin que este pasara antes por nuestras manos. Sin embargo, actualmente, herramientas como la firma electrónica nos permite firmar documentos autentificando nuestra identidad y facilitándonos todo el proceso de la gestión. Pero, ¿qué debemos hacer una vez configurada la firma digital? En el siguiente artículo, hablaremos sobre qué es la firma electrónica y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es la firma digitalizada?

Esta herramienta electrónica es un conjunto de datos que están asociados a un documento electrónico que nos identifica. Sus funciones básicas son:

  • Identificar al usuario.
  • Autentificar la integridad del documento que ha sido firmado. Asegurando que este es el mismo que el original, sin alteraciones ni manipulación.
  • Asegurar que la firma es única y exclusiva del firmante.

Podemos encontrar en la base legal de la Firma electrónica toda la información necesaria recogida en la Ley 59/2003, la cual explora las circunstancias en las que podemos equiparar ambas tipologías de firma; la manuscrita y la electrónica.

Beneficios de la firma digital para el departamento de recursos humanos.

El aumento de uso de las firmas electrónicas, en los departamentos de recursos humanos, es una tarea pendiente aún en España. Sus procesos y herramientas aún no están digitalizadas, por lo que, su tiempo en ciertos procesos es mayor. Nóminas, pólizas, contratos de exclusividad, confidencialidad, bajas, etc. son documentos que tienen la obligación de ser firmados. Por lo que, la implicación de firmas electrónicas disminuiría el tiempo que tanto empresa como trabajador invierten en optimizar estos procesos. Pero, ¿qué otras ventajas tendría la implicación de esta herramienta? A continuación, enumeraremos todas ellas: 

1. Firma de contratos de trabajo. 

Un contrato de trabajo puede ser formalizado a través de dos vías: oral o escrita, según lo establecido por el Estatuto de los Trabajadores. Por lo que, según el Código Civil, tenemos la posibilidad de aplicar nuestra firma digitalizada para poder gestionar este proceso de contratación, así como modificaciones en las condiciones establecidas anteriormente, como aumento de sueldo, horarios, puesto de trabajo, etc.

​2. Firma de documentos de confidencialidad o exclusividad.

Los datos que los empleados manejan a lo largo de su carrera dentro de la empresa suelen ser propiedad de esta, por lo que muchas demandan la firma de un documento que impide que estos trabajadores manejen fuera este tipo de datos, ya sea siendo actualmente empleados o tras su finalización con la empresa. Por ello, la firma de este documento puede ser mediante el uso de la firma electrónica.

3. Firma de finalización de contrato.

El fin del contrato de trabajo debe ser formalizado tanto por parte de la empresa como del trabajador. Esto evita posteriores reclamaciones por ambas partes, estipulando así el tipo de despido que se aplicará al trabajador (procedente o improcedente). Para este proceso, el departamento de recursos humanos puede solicitar la firma electrónica del empleado, ya sea para la confirmación de la carta de despido como del finiquito que le pertenece.

4. Disminución de tiempo.

El uso de la firma digitalizada reduce el tiempo necesario para la contratación, gestión de bajas, formación, etc. Esto se debe a que no será necesario que el empleado asista al lugar de trabajo para poder firmar de forma presencial.

5. Buena imagen empresarial. 

La empresa gozará de buena imagen con el uso de esta herramienta, ya que facilita tanto al departamento como al trabajador la gestión de estos procesos.

En conclusión, la firma digital es una pieza muy importante tanto para el departamento de recursos humanos como para el trabajador, dándole sentido y rapidez a todas las gestiones que deben ser realizadas. La transformación digital ha venido para quedarse y ningún departamento está exento de implicar las técnicas en él.

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Cuáles son las diferencias entre firma digital y firma electrónica

A medida que avanza la tecnología se van eliminando trámites en papel. Paralelamente surgen varias maneras de realizar gestiones digitales, lo que ha llevado a muchos a no saber las diferencias firma digital y electrónica. Al margen de sus discrepancias, ambos trámites ahorran tiempo de gestiones y dinero. Todo es más ágil ahora, aunque hay que identificar correctamente cada tipo de firma, para utilizarlas de manera eficiente.

Las firmas online son cada vez más necesarias para hacer trámites a distancia. Te contamos en qué consisten sus principales exponentes: la firma digital y la electrónica
 

¿En qué consiste una firma electrónica?

Consiste en aplicar un medio electrónico como método de validación . Es un proceso con valor legal que puede usarse en funciones diarias como planes de salud, contratos, servicios, etc. Esto acelera algunos trámites, sin menospreciar la seguridad.
 

¿En qué consisten las firmas digitales?

La firma digital es una categoría de firma electrónica que utiliza operaciones matemáticas que utilizan algoritmos, para mayor seguridad. Por este motivo es, no sólo más segura que otros tipos de firmas online, sino también que las firmas en papel. Sin embargo, existen algunas diferencias.

 

diferencias entre la firma digital y la firma electronica
 

¿Por qué no se puede decir que sean lo mismo?

Aunque muchos utilicen ambos conceptos indistintamente, no significan lo mismo. Aunque inicialmente ambas persiguen el mismo objetivo, existen diferencias notables en diferentes aspectos, como la seguridad y otros aspectos
 

Seguridad, diferencias entre ambas

No todas las firmas electrónicas tienen la misma seguridad y protección que la firma electrónica, por lo que se elegirá una u otra dependiendo de la seriedad y discreción el acto. En procesos que puedan sufrir hackeos frecuentes o que sean objetivo de ataque, es importante doblar la seguridad. En este caso aparece la figura de la firma digital, que es la más segura. Para hacer tareas básicas de los comercios electrónicos, de gestiones bancarias o emails, no es necesario utilizar la firma digital, ya que existen firmas electrónicas suficientemente robustas.

En otros contratos que necesiten de un carácter más privado, como un contrato de alquiler, puede ser necesario utilizar una firma con certificado digital.
 

Diferencias en el propósito

Hemos definido la firma digital como aquél trámite que se realiza de forma digital utilizando algoritmos y métodos de protección cifrada. Esto permite que haya una firmeza a la hora de autentificar el emisor y otras características alrededor de la firma. Para hacer esto posible se necesita una identidad digital. La identidad digital es la traslación de la persona física al mundo digital. Del mismo modo que se utilizan diferentes parámetros para comprobar la identidad de una persona, en internet se utilizan otros.

La firma electrónica es una manera genérica de llamar a los métodos que permiten firmar un documento de manera remota. Cada tipo de firma utiliza diferentes métodos, desde los más rudimentarios hasta otros más sofisticados.

La diferencia de propósitos consiste en que la firma digital se aplica a elementos muy concretos, mientras que la firma electrónica puede usarse también para trámites más sencillos. La firma electrónica puede sustituir a la persona físicamente en procedimientos sencillos que apenas requerirían de confidencialidad en persona.

En el mundo de hoy en día es fundamental entender las diferencias firma digital y electrónica, ya que tanto la Administración como los bancos y las empresas utilizan estos recursos. Es una manera de acercar diferentes trámites al ciudadano o consumidor, ahorrándole tiempo de desplazamientos y de citas presenciales.

Sin duda se trata de una forma de sacar partido a la presencia online de la mayoría de la población. Algunos se benefician incluso de estos sistemas, que les dan acceso a servicios que desestimarían si tuvieran que hacerse de forma presencial.

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En qué consiste la firma digital con identificación facial

La firma digital con identificación facial ha conseguido convertirse en una opción casi imprescindible para proteger tu empresa. A continuación, te comentamos en qué consiste y cuál es su utilidad ¿Te animas a renovar la forma de acceder a tus servicios?
 

¿En qué consiste?

En una opción que une la firma digital con la captación de una imagen de la persona correspondiente. En algunas ocasiones, la identificación del cliente se lleva a cabo a través de una fotografía o de un vídeo. Unir esa imagen a una firma. Se usa para transacciones diversas independientemente de su riesgo. Además, están reguladas por la normativa AML5.
 

¿Cómo se lleva a cabo?

Tu cliente firma un documento de manera virtual añadiendo su rostro a través de un dispositivo con cámara (un teléfono móvil, una tableta o un ordenador portátil). Los pasos a seguir son:

  • La persona que va a firmar el documento debe poder leerlo correctamente antes de hacerlo.
  • La firma se lleva a cabo haciendo clic, o pulsando, en el botón correspondiente.
  • Se le solicita al cliente que se haga un selfie para confirmar su identidad.
  • El documento termina firmado generando un certificado electrónico que incluye la fecha y la hora de la firma.
  • El servicio contratado se activa inmediatamente al recibir ambas partes implicadas la copia correspondiente.

Para obtener el mejor resultado, es imprescindible contar con un programa específico de reconocimiento facial para determinar los puntos clave del rostro del cliente. Además, hay que añadir una tecnología diseñada especialmente para la identificación de la firma.
 

¿Cuáles son sus ventajas?

Aparte de la inmediatez, también ayuda a acelerar el proceso de contratación. Además, evita la tediosa burocracia que puede provocar que el cliente decida optar por otras alternativas similares. La idea es lograr que en cinco minutos, como mucho, sea posible comenzar a obtener los servicios que acaban de contratarse. Su uso favorece la fidelización de tu clientela.

En definitiva, se trata de un perfecto ejemplo de cómo puede combinarse la inteligencia artificial con el machine learning. El ahorro de tiempo tanto para ti, si gestionas una empresa, como para tu clientela, que no tiene que desplazarse a donde le indiques, es, sin duda su ventaja más celebrada.

en que consiste la firma digital con identificación facial
 

¿En qué campos se aplica?

Entre otros, en el sector financiero. La apertura de una cuenta corriente o las gestiones en un cajero automático son dos ejemplos. Igualmente, también está siendo cada vez más usada para:

  • Firmar contratos y aceptar las condiciones del servicio elegido.
  • Validar y aceptar contratos en una sucursal de tu banco, una oficina comercial o una tienda.

Es importante subrayar que el certificado resultante es un documento totalmente legal y que tiene la misma validez que el clásico contrato que se firma en la oficina correspondiente. Su conservación en formato digital es suficiente para realizar cualquier tipo de reclamación si fuera necesario. La seguridad del cliente está siempre protegida gracias a la normativa antes mencionada.
 

Desde 2018

Fue en el citado año cuando comenzó a probarse un sistema que, consideramos, ha llegado para quedarse. Todo parece indicar que el sistema se ha implantado en algunos sectores totalmente y que los clientes finales cada vez se adaptan mejor a esta alternativa.

Por lo tanto, puede concluirse que estamos ante una opción de futuro que puede instalarse en cualquier empresa con enorme facilidad. Solo así es posible convertir la contratación de un servicio que ofrezcas, o vayas a recibir, en uno más sencillo. Sirva la opción anterior para fidelizar al cliente y trasmitir un mensaje de profesionalidad y modernidad.

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Autenticación dinámica OTP por SMS: qué es y para qué sirve

El envío de SMS necesita diferentes medidas de seguridad. La autenticación dinámica OTP ayuda con creces a realizar todo tipo de transacciones. Quizás la hayas utilizado más de una vez pero no sepas en qué consiste. En esta entrada, te vamos a explicar lo que hace por ti y sus claves.

 

¿Qué es la autenticación dinámica OTP?

Se trata de un método de autenticación del usuario legítimo que realiza una transacción. El usuario recibe, a través de SMS, una contraseña válida durante un corto periodo de tiempo; tendrá que introducir la contraseña en alguna aplicación bancaria. De esta manera, se garantiza la seguridad de la acción en todo momento y se evitan los robos de datos personales.

Los códigos OTP (one-time passwordrepresentan un segundo factor de autenticación, el cual viene respaldado por el nombre del usuario y la contraseña que este utiliza para acceder a una aplicación. Además, la principal ventaja de estos códigos es que solo se verifican una vez, lo que evita que pueda hacerse un ataque externo contra la información que se estaba gestionando. Tampoco se podrán volver a utilizar.

El teléfono móvil es el medio a través del que se envía el código. A la hora de enviarlo, se asume que el usuario del dispositivo es su dueño y que solo él tiene acceso a la aplicación con la que solicita el OTP. Puesto que es una autenticación de respaldo, no se corre peligro alguno, pues el usuario ha tenido que indicar sus datos para entrar en la app.

 

¿Cuál es su finalidad?

La autenticación dinámica OTP se utiliza en entornos con altos requisitos de seguridad. En estos entornos, las contraseñas estáticas podrían generar oportunidades de acceso externo, por lo que es necesario evitarlas. Si quieres realizar alguna gestión bancaria desde una aplicación, los códigos OTP son de uso habitual. También se utilizan para darse de alta en algunas plataformas o para recuperar una contraseña perdida.

A la hora de entrar en funcionamiento, la app genera una contraseña dinámica para autenticar al usuario. Esta contraseña llega por SMS directamente al terminal móvil del usuario. Luego, la persona tiene que revisar que los datos que ha introducido son los adecuados y recibe el código, que es una serie de números. No obstante, este formato puede variar en función del proveedor del OTP y el tipo de transacción que estés realizando.

Para completar todo el proceso, solo tienes que introducir el código numérico. De esta forma, la seguridad no se ve mermada en ningún momento. Esta es una de las ventajas de este método de autenticación y dificulta que se den robos, ya que se han tenido que atravesar otras medidas de seguridad y el código expira nada más utilizase o, en caso de no introducirse, en pocos minutos.

La clave que justifica la utilidad de los códigos OTP es la agilidad que aportan a todo el proceso. No tendrás que esperar mucho tiempo para recibir la contraseña, aunque no es recomendable que tardes demasiado en introducirla. En caso contrario, tendrás que volver a solicitar el envío de otra contraseña. No hay posibilidad de reutilizarla porque se trata de un generador dinámico (otra ventaja que merece la pena tener en cuenta).

Esto es lo que has saber sobre el método de autenticación dinámica OTP. Es uno de los más destacados en la actualidad, es fácil de aplicar, cumple con los máximos estándares de calidad y contribuye a agilizar una transición. Con este sistema, no tendrás que preocuparte por los ataques desde fuentes externas, ya que no tendrás acceso al código que tú mismo has utilizado.

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Firma digital vía web: características y ventajas

La firma digital es un sistema muy novedoso que generalmente se utiliza para validar la autenticidad de un informe, documento u otra clase de comunicaciones de carácter digital. Es creada a través de unos medios tecnológicos muy avanzados que garantizan la seguridad del proceso para que tenga su utilidad en operaciones de compra y venta, autorización de servicios y una amplia gama de trámites ante la administración.
 

Con el mismo valor que la firma manuscrita

Si por algo se caracteriza la firma digital es porque tiene la misma validez legal que la manuscrita, sin ninguna clase de diferencias, debido a que en este proceso tan especial se utiliza un sistema muy innovador de encriptación que te va a permitir refrendar tu rúbrica para cualquier gestión que requiera de tu firma. Este es uno de los motivos por los que deberás tener en cuenta las prestaciones y ventajas que te puede aportar a partir de estos momentos la firma digital en vía web. Una de sus particularidades más relevantes es que te faculta a que se puedan auditar las firmas en tus documentos de una manera muy rápida. Así, se reducirá todo el procedimiento hasta que se admita finalmente el documento o instancia.

Otra de sus particularidades reside en el hecho de que esta firma va más allá del proceso que vayas a realizar. Es decir, te va a refrendar que no se pueda realizar cualquier modificación en el documento o informe después de enviar los datos, sin olvidarte de que tiene una total validez jurídica o probatoria que te dará más confianza en los asuntos más delicados, en especial los relacionados con actividades de la empresa. Puede convertirse en un gran aliado para cualquier clase de gestiones o tareas en donde sea necesaria la presencia de tu sello personal.

ventajas y características de la firma digital via web
 

Las ventajas de usar la firma electrónica

A continuación, te vamos a exponer algunos de los beneficios más relevantes que te va a aportar este sistema tecnológico en la rúbrica digital de tu firma:

1. Agilidad en las gestiones: te ayuda a abreviar todos los trámites burocráticos que tengas que formalizar ante empresas o administraciones sean del ámbito que sean (nacionales, autonómicas o locales).

2. Garantiza la veracidad del documento. Esto es debido a que es un sistema que otorga grandes medidas de seguridad, ya que al contenido del mensaje tan solo podrá acceder las personas que estén debidamente autorizadas.

3. Incremento en la productividad de la empresa: este hecho seproduce como consecuencia de la optimización de los recursos para elevar su competitividad.

4. Ahorro en los gastos: te supondrá una importante fuente de ahorro al reducir los gastos por el mantenimiento de archivos, material de empresa o los desplazamientos que tendrías que realizar a las oficinas o centros en donde se reciben y aceptan estos documentos.

5. Integridad de los documentos: si optas por este sistema de verificación, no cabe duda de que tendrás la absoluta confianza de que terceras personas no puedan adulterar o alterar la documentación presentada tanto parcialmente como en su totalidad al tener constancia de la autenticidad de tu firma.

6. Integrarte en el proyecto digital: por último, te supone una ocasión única para reciclar tu sistema de trabajo hacia las nuevas tecnologías. Debes de pensar que no es el futuro, sino que ya es el presente.

Ahora que ya te hemos mostrado cuáles son todos los aspectos positivos que te puede ofrecer este sistema tecnológico, ha llegado el momento para llevarlo a la práctica, ya sea para tus asuntos particulares o para los empresariales. ¡Comprobarás en muy poco tiempo que ha merecido la pena!

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Cómo saber si una firma digital es válida: procedimiento

La transformación digital y el uso de internet para muchos de los procesos comerciales y del día a día han convertido a la firma electrónica en una herramienta indispensable para las empresas y las personas. Hoy en día es habitual que se firmen documentos de manera remota a través de internet. Para ello debe utilizarse una firma digital válida que tenga efectos legales y que garantice que el firmante es la persona autorizada para ello.
 

Por qué es importante saber si una firma digital es válida

Cuando se realiza un contrato digital, se llega a un acuerdo comercial o cualquier otra acción que requiera una firma a través de internet, es importante verificar que se trata de una firma digital válida. En caso contrario, el documento firmado podría carecer de valor legal, y por lo tanto, no estar sujetos los firmantes a cumplir las condiciones acordadas en el mismo.

Saber si una firma digital es válida también es indispensable para evitar que el firmante sea una persona que está implantando la identidad del firmante. De esta manera se evitan estafas y otros actos delictivos referentes a suplantación de identidad.
 

Cómo verificar que una firma digital es válida

Para comprobar si una firma digital es auténtica es necesario comprobar la identidad del firmante, la integridad del documento firmado y la validez temporal del certificado utilizado.

Para poder verificar la autenticidad de una firma digital se deben comprobar una serie de pruebas:
 

Tiempo y lugar

Dos de los aspectos fundamentales que deben conocerse sobre una firma digital son el tiempo y el lugar donde se realizan. Con el sellado de tiempo o time stamping un prestador de servicios garantiza que una firma ha sido firmada electrónicamente en una hora y fecha concreta.
 

Uso de código OTP

Con el uso de un código OTP (one time password) a la persona que va a realizar la firma para que lo utilice en el momento de firmar se puede garantizar que el firmante sea la persona autorizada.
 

Plataforma de validación de certificados

Para poder validar el certificado digital utilizado en la firma se puede utilizar una plataforma de validación de certificados. Se trata de un servicio que presta una entidad autorizada y de confianza para emitir, revocar y comprobar la validez de los certificados digitales.

firma digital, cómo verificarla

La Seguridad Social, por ejemplo, dispone de un sistema de verificación de firma electrónica (servicio de verificación de firmas y certificados de la Seguridad Social).

VALIDe es la herramienta que proporciona el gobierno de España para validar un certificado digital, realizar una firma con certificado digital, comprobar si un documento firmado digitalmente es válido y recabar información sobre la firma digital de un documento. Para poder utilizar VALIDe para validar una firma hay que seguir los siguientes pasos:

  • Ir al portal web de VALIDe y seleccionar Validar Firma.
  • En la opción Seleccionar archivo, buscar el documento firmado (no debe ser superior a 8 MB o el sistema no lo aceptará).
  • Introducir un código de seguridad que se muestra en la propia página.
  • Pulsar en el botón Validar.

El resultado que se obtiene es si la firma es válida, es inválida o el certificado de firma ha sido revocado o está caducado. Se puede descargar un informe pulsando en el botón Descargar Justificante. Este justificante en formato PDF incluye el documento con un sello con el resultado de validación que puede servir para enviarlo al firmante y requerir que utilice una firma digital válida, por ejemplo.

El uso de firmas digitales es habitual hoy en día, tanto en el ámbito laboral como en el personal. Conocer si una firma digital es válida es la mejor forma de garantizar que cualquier acuerdo o contrato tenga una validez legal.

Para saber si una firma digital es válida se pueden comprobar distintos aspectos como si dispone de sello de tiempo, la ubicación desde la que se firmó, el uso de un código de un solo uso o bien utilizando el portal VALIDe, donde se puede subir un documento y comprobar si la firma es válida.

Si necesitas realizar firmas digitales con validez probatoria contrata ya nuestros servicios de firma digital, bien sea por email, SMS, web u OTP.

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Cómo funcionan las firmas digitales y cuándo las utilizamos

Hoy en día trabajamos y hacemos todo tipo de tareas y trámites por internet, por lo que es necesario disponer de sistemas para poder autenticar y validar que somos nosotros los que estamos realizando una acción. La firma digital es un proceso para verificar un documento o mensaje, y garantizar que el emisor es realmente la persona que lo firma.

A continuación veremos qué es una firma digital, cómo funcionan las firmas digitales y cuando se utilizan.

Qué es una firma digital

Una firma digital es una técnica que se utiliza para poder validar la integridad y autenticidad de un documento, programa o comunicación digital. Para poder realizar este tipo de firma se utilizan mecanismos de encriptación que permiten la autenticación del emisor, la fiabilidad de que el mensaje no ha sido modificado y la entrega del mismo de forma fehaciente.

Aunque la firma digital tiene carácter legal, su principal objetivo es garantizar la seguridad a la hora de autenticar un documento.

Pueden diferenciarse dos tipos de firmas digitales:

  • Firma electrónica avanzada. Firmas que son creadas por medios controlados por el firmante para garantizar que es él quien realiza dicha firma.
  • Firma electrónica reconocida. Es la firma digital que equivale a la firma manuscrita y tiene la misma validez legal.

 

Cómo funcionan las firmas digitales

El proceso que se realiza para autenticar una firma digital y conseguir que sea un proceso seguro que garantice su integridad consta de tres pasos.

1. Creación de la huella digital

El primer paso consiste en aplicar a un mensaje o documento una huella digital. Este proceso se realiza aplicando un algoritmo matemático que genera un número o hash que identifica de forma inequívoca y única el documento.

2. Encriptación

El hash o número generado se encripta utilizando para ello una llave o clave privada del firmante. De esta manera, la firma está vinculada a dos claves distintas, por lo que si un tercero llegase a interceptarla no tiene forma de acceder a su contenido.

3. Vinculación con el documento

Las claves de la firma se vinculan al mensaje o documento que ya puede ser enviado con la garantía de que ha sido firmado digitalmente y que puede llegar a su destinatario de forma segura.

Cuando se recibe un documento o mensaje firmado de esta manera se tiene la certeza de que la firma corresponde con la persona o entidad que la ha realizado.

función firmas digitales

Cuándo se utiliza una firma digital

Una firma digital se puede utilizar en cualquier tipo de documento o para incluir en mensajes de correo electrónico. Al realizar la firma digital el remitente se asegura que su identidad no pueda ser suplantada o robada y que el mensaje llega de forma íntegra a su destinatario.

Los principales usos de la firma digital son:

  • Envío de correos electrónicos. Los programas de gestión de correos electrónicos permiten el uso de firmas digitales y certificados digitales. De esta manera es sencillo poder validar cualquier mensaje saliente o entrante.
  • Autorización para prestaciones de servicios. Con la firma digital se puede autorizar a un tercero para la realización de un servicio.
  • Contratos de compraventa. Cuando se adquiere un bien por internet se utiliza para firmar los documentos asociados, como el contrato de compra venta. Un ejemplo lo podemos encontrar a la hora de comprar un vehículo online.
  • Solicitud de información. Con entidades públicas o con empresas se pueden solicitar una amplia variedad de certificados y documentos con la firma digital.
  • Realizar trámites online. Es posible realizar muchos trámites sin necesidad de presencia física gracias a la firma digital como, por ejemplo, presentar la declaración de la renta, pedir un certificado de empadronamiento o presentar recursos y reclamaciones.

Las firmas digitales facilitan mucho las comunicaciones y procesos que se pueden realizar por internet al proporcionar un medio seguro de garantizar la autenticidad, integridad y privacidad de una firma online.

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¿Cuál es la diferencia entre certificado digital y firma digital?

La validación de la identidad del firmante en un documento telemático trae consigo una terminología específica. «Firma digital» y «certificado digital» son dos términos que aparecen aquí con frecuencia y, si bien guardan una íntima relación entre sí, en realidad no recogen el mismo concepto.
 

¿Qué es una firma digital?

Para comprender lo que es una firma electrónica, pensemos en la firma de contratos, la recepción de notificaciones o la conformidad con un documento de términos y condiciones: tiene que existir alguna manera de que el interesado refleje su firma y otorgue su aprobación.

Las firmas electrónicas cuentan con elementos adicionales de seguridad, necesarios para evitar suplantaciones de identidad, y para garantizar que no se haya corrompido la integridad del mensaje (que podría haber cambiado desde que el signatario lo firma hasta que el receptor lo decodifica).

Por lo tanto, las firmas digitales permiten a las personas estampar su signatura en estos documentos, con el mismo valor jurídico de una firma manuscrita. 
 

¿Qué es un certificado digital?

Por su parte, un certificado digital es un sistema más complejo, que va más allá de la validación de la identidad del firmante de un documento.

Un certificado electrónico proporciona al firmante acceso a un entorno digital, al amparo de una identidad previamente validada; gracias a ella, el firmante puede moverse a su antojo por un sitio web al completo.

En otras palabras: los certificados digitales son instrumentos válidos para identificar a una persona en Internet. La Comisión Europea reconoce los certificados digitales como “elementos que relacionan a una persona con los datos de validación de una firma”.

Las Administraciones Públicas suelen hacer uso de los certificados digitales para permitir a los ciudadanos autentificar sus accesos a las distintas Sedes Electrónicas: los trámites que antes requerían forzosamente un desplazamiento físico a una delegación de Hacienda o a una oficina de la Seguridad Social, ahora se pueden realizar telemáticamente gracias a este método de identificación.

firma y certificado digital

 

¿En qué se diferencian una firma y un certificado digital?

  1. Propósito: quizá esta sea la diferencia más sensible entre una firma electrónica y un certificado digital: normalmente, no están destinados a cumplir con los mismos cometidos. Por un lado, las firmas digitales actúan sobre un documento o mensaje en concreto. Se vinculan a él garantizando tanto su integridad como la identidad del signatario. Por otro, los certificados digitales están destinados a dar fiabilidad a un sitio en Internet. No se limitan a una rúbrica documental, sino que se despliegan por todo el sitio web garantizando la identidad del usuario.
  2. Ámbito: las firmas digitales van asociadas a un mensaje en particular, es decir, garantizan la integridad del documento que firman, incluyendo la identidad del signatario y la validación del receptor del documento. Por su parte, el radio de acción de los certificados digitales se extiende hasta el receptor, con independencia del mensaje en concreto. Su ámbito abarca la totalidad de un sitio web, en el que el signatario se autentifica y opera libremente.
  3. Seguridad: una firma digital incorpora un sistema de cifrado de extremo a extremo, lo que quiere decir que tanto el emisor como el receptor disponen de los medios necesarios para desencriptar el mensaje. Un certificado digital es emitido por una agencia de confianza (CA), que es la encargada de proporcionar los pasos de generación de claves, registro, verificación y creación.

A pesar de que tanto la firma electrónica como el certificado digital sirven para validar y garantizar la identidad de un firmante, no cumplen con las mismas funciones ni operan en los mismos entornos: el propósito de la firma digital es validar un documento, y el del certificado electrónico, dar confiabilidad a un sitio web.

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Tipos de firma digital: cualificada, avanzada y básica

La firma digital es una útil herramienta que nos permite estampar nuestra signatura de forma totalmente válida y segura en un documento: no obstante, no siempre se requiere el mismo alcance en la validación de la firma, y por ello existen distintos tipos de firma digital.

 

¿Por qué hay varios tipos de firma digital?

Para responder a esta cuestión con la precisión que se requiere, nos remontaremos al año 2014, en el que el Parlamento Europeo aprobó un marco jurídico para los servicios de identificación y confianza de las transacciones telemáticas, constituyendo un intento oficial de reforzar las operaciones de comercio electrónico que transcurriesen dentro del territorio de la UE.

No fue hasta 2016 que entró en vigor el Reglamento UE 910/2014, que contenía estas disposiciones regulatorias. En virtud de este texto, se establecieron tres tipos distintos de firmas digitales.

Si bien las tres son igualmente vinculantes en términos jurídicos (al igual que sucede con las firmas manuscritas), presentan ciertas diferencias en función de cómo consiguen garantizar la identidad unívoca del firmante.
 

La firma electrónica básica

La firma digital básica se rubrica mediante la introducción de un código PIN o la marca de una casilla: este tipo de firma electrónica es extremadamente simple y fácil de configurar.

No obstante, podría ponerse en duda su validez jurídica, puesto que el usuario no puede ser relacionado unívocamente con su firma.

Por ejemplo, para aceptar unos términos y condiciones por Internet (de una adquisición de servicios o productos) solemos tener que marcar la casilla correspondiente; sin embargo, nadie garantiza que nosotros hayamos sido los responsables de esa conformidad.

firma digital: cualificada, avanzada y básica

La firma electrónica avanzada

La garantía de seguridad de la firma digital avanzada supera con creces a la de la firma básica, ya que debe reunir los siguientes requisitos:

  1. Debe estar unívocamente vinculada al signatario.
  2. Debe permitir la identificación del firmante.
  3. Los datos que la componen deben haber sido proporcionados exclusivamente por el signatario.
  4. Debe estar vinculada a los datos que rubrica.

De esta forma, si se han producido cambios entre la firma y la recepción de un documento, el sistema de firma electrónica avanzada permitirá su detección.

Y dado que consiguen prevenir eficazmente una hipotética suplantación de identidad, a la vez que garantizan la consistencia entre firma y firmante, este tipo de firmas son aptas para constar como pruebas en procesos jurídicos.

 

La firma electrónica cualificada

Por último, la firma digital cualificada es la que mayor seguridad garantiza de todo el conjunto de firmas electrónicas: presenta una serie de condiciones que no se exigen para la firma electrónica avanzada, ni mucho menos para la básica.

Según la mencionada directiva, el empleo de este tipo de firma requiere de un certificado cualificado de firma electrónica, y un dispositivo seguro cualificado de creación de firma electrónica.

Este certificado cualificado puede ser el DNI electrónico, y para su uso se requiere un certificado digital; el dispositivo cualificado, a su vez, también debe reunir una serie de requisitos que se establecen en otra directiva europea, la UE 210/2014.

Las firmas digitales cualificadas se suelen utilizar en trámites con las administraciones públicas, permitiendo a las personas expresar su conformidad con el contenido de sus documentos oficiales.

El grado de seguridad es máximo en estos casos, ya que las firmas cualificadas quedarían dentro del ámbito de acción de los certificados digitales.

Aunque la ley reconozca la misma validez jurídica para todos los tipos de firmas digitales, se puede ver que implementa distintas capas de seguridad en función del propósito al que están destinadas. En consecuencia, también cambian los trámites para la obtención de una u otra clase de firma digital.

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¿Para qué sirve la firma digital?

La simplificación de los procesos burocráticos es una de las grandes bondades de las que hoy nos beneficiamos gracias a la tecnología. Concretamente, la clásica validación de documentos mediante firma manuscrita está dejando paso a un método más cómodo y muy seguro: la firma digital.

¿Qué es la firma digital?

La tendencia hacia la digitalización de documentos y el abandono progresivo del papel pide a gritos un nuevo método de firmado, donde se garantice que la identidad del signatario sigue siendo auténtica, como tradicionalmente ha venido ocurriendo con las firmas manuscritas.

Antes de que te lances a responder a la pregunta, no: la firma digital no es tu firma manuscrita digitalizada en una imagen JPEG o similar, que puedas insertar en un documento en formato PDF, Word o un correo electrónico.

Una firma digital es un sistema criptográfico que consta de unos datos electrónicos, y cuya obtención es posible gracias a algoritmos de clave pública o cifrado asimétrico.

Con un poco menos de abstracción, podemos decir que una firma electrónica te permite rubricar documentos con la misma validez de una firma autógrafa: solo necesitarás disponer de un software adecuado en tu ordenador para insertar la firma. A su vez, quien reciba ese documento firmado por ti, tendrá que disponer de otro sistema de desencriptación que valide la autoría de la firma.

¿Cómo se obtiene la firma digital?

La respuesta quizá te sorprenda: si tu documento de identidad es un DNI electrónico, ya tienes una firma electrónica como persona física; esto es así porque los DNI electrónicos incluyen dos certificados digitales, y estos permiten realizar firmas electrónicas.

No obstante, las firmas electrónicas cifran los mensajes con dos claves, una privada y otra pública. Para acceder a dichas claves, o para solicitar una firma digital de empresa: tendrías que dirigirte a una entidad catalogada como Prestadora de Servicios de Certificación; la FNMT (Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre) es la más popular.

uso firma digital

 

Firma digital y certificado digital

Estos dos conceptos presentan una ligera e importante diferencia: mientras que una firma digital se limita a conceder validez identificativa a un documento, un certificado digital valida la identidad de una persona física o jurídica para acceder a trámites, comunicaciones o notificaciones de otra entidad.

Normalmente, las Sedes Electrónicas de las administraciones públicas admiten el certificado digital como método válido de verificación de identidad. De este modo, un certificado digital también está relacionado con la identidad del receptor, no solo con la del firmante.

Los certificados digitales se solicitan a la FNMT, y permiten realizar operaciones relacionadas con Hacienda, Seguridad Social o SEPE, entre otras.

¿Qué características debe tener una firma digital?

  1. Atribución exclusiva de la identidad: la firma digital consigue reflejar un vínculo irrefutable entre el signatario y su identidad, así como la grafología permite relacionar unívocamente a una persona con su firma.
  2. Garantizar la integridad del mensaje: tanto el documento recibido como el emitido son exactamente idénticos, esto es, que no han sufrido alteración alguna durante el proceso de transmisión.
  3. Asegurar la no refutación del emisor: los parámetros de seguridad de la firma electrónica hacen imposible que el emisor repudie el mensaje, es decir, que el signatario no puede desentenderse de la firma ni fingir que no es suya.
  4. Conferir confidencialidad al mensaje: el mensaje no puede ser leído por terceras personas, ya que solo emisor y receptor disponen de los métodos electrónicos que permiten la descodificación del documento firmado.

La firma electrónica o digital está cada vez más presente en nuestro día a día: gracias a ella, los trámites de validación de identidad en la firma de documentos se han adaptado a la nueva era de la telemática y la digitalización.

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