Qué es un email certificado y para qué sirve

email certificado

Saber qué es un email certificado nos ayudará a conocer alternativas más económicas y todavía más sencillas que usar que el burofax, para cuando necesitemos enviar una notificación a una persona y asegurarnos de que queda constancia de que la ha recibido. Un sistema que, a día de hoy, todavía no es muy conocido, pero que tiene un gran futuro.


¿Qué es un email certificado?

El correo electrónico es una de las mejores formas de comunicación que podemos usar en la actualidad. De hecho, en el ámbito empresarial y profesional ha contribuido a reducir el nivel de llamadas que se reciben cada día.

Aunque lo usamos a diario, lo cierto es que lo que ponemos en un mensaje de este tipo no tiene validez legal, porque no tenemos forma de asegurarnos de que la otra parte lo ha recibido salvo que esta nos conteste. Esto hace que el uso de correos electrónicos como medio de prueba esté bastante limitado.

La alternativa es el email certificado. A priori es una comunicación electrónica exactamente igual que cualquier otro correo, la diferencia es que en este caso el emisor obtiene una certificación que acredita que la otra parte ha recibido la comunicación.

Aquí intervienen tres partes. Por un lado está el emisor del mensaje y por otro el receptor, pero hay también un tercero que es el prestador del servicio de certificación.

¿Cómo funciona?

Quien desea enviar un mensaje de este tipo debe hacerlo a través de una plataforma habilitada para emitir la certificación de recepción del mensaje, ese tercero al que acabamos de hacer referencia.

Luego solo hay que redactar el texto e introducir la dirección de correo del destinatario de la comunicación. Una vez que el mail esté en la bandeja de entrada del receptor el emisor puede descargar un PDF que acredita que se ha hecho la entrega.

Es precisamente ese documento en formato PDF el que el emisor debe asegurarse de guardar bien por si en algún momento tiene que presentar pruebas de que realizó la comunicación en una fecha concreta.

El email certificado sin firma digital reconocida del receptor no deja constancia de forma fehaciente de que la comunicación haya sido leída, pero sí de que ha sido recibida. Pero esto ya es suficiente para poder demostrar que se ha intentado hacer la comunicación. No obstante, ya hay sistemas que pueden confirmar la apertura del mensaje.

para qué sirve el email certificado
 ¿Para qué se puede usar un correo electrónico certificado?

Los usos más habituales están relacionados con comunicaciones en las que es importante poder acreditar que se ha enviado el mensaje en una fecha concreta y que la otra parte lo ha recibido. Suelen ser los particulares más que las empresas los que recurren a este tipo de comunicaciones, especialmente para:

  1. Reclamar el impago de la renta de una vivienda o un local alquilado.
  2. Comunicar el desistimiento del alquiler.
  3. Reclamar cualquier tipo de deuda.
  4. Solicitar la baja de un contrato o póliza.

La razón por la que se recurre a los correos electrónicos certificados es que su envío es bastante más económico que el de un burofax. Además, el emisor cuenta con la gran ventaja de poder hacer todo el trámite en cualquier momento y desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazamientos.

Y como el funcionamiento de las comunicaciones online certificadas es tan sencillo como enviar un mail al estilo tradicional, todo el mundo puede usar este sistema.

Tener claro qué es un email certificado y la importancia de la firma digital puede ser de mucha utilidad tanto para los particulares como para las empresas, porque es un servicio económico y sencillo de usar que permite hacer comunicaciones importantes con la seguridad de que va a quedar constancia del momento en que se llevó a cabo la notificación.

Deja una respuesta